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Le 24-07-2019, par A&CP Aquitaine

Le contenu indispensable d’un mémoire en réclamation

 

Partie 1 : les conditions de « fond »

Les acheteurs sont habitués, voire « endurcis » dans le traitement de vos réclamations, qu’il s’agisse de réserves ponctuelles à des ordres de services qu’à des préjudices récapitulés en fin de contrat dans votre décompte final.

Le fait est que les acheteurs disposent de moyens humains (juridiques, techniques, comptables) et financiers (recours à des avocats et conseils expérimentés) dont vous ne disposez que rarement.

Voici donc quelques conseils pour façonner vos arguments.

Un rappel préliminaire : qui dit « réclamation » dit « contestation ferme » et non « invitation à transiger ! »

Portez une attention particulière aux mots que vous utilisez et à l’intention, nécessairement revendicative, que vous donnez à votre action.

Il a ainsi été jugé que même si les bases de calcul, les motifs de la demande et les sommes demandées figuraient bel et bien au courrier de demande d’augmentation de prix adressé à l’acheteur, l’énoncé d’un différend n’était pas indiqué.

En effet, le courrier indiquait : « Je demeure à votre entière disposition pour m’entretenir avec vous de la faisabilité de cette solution… ». Cette mention ne permet pas de qualifier un différend, mais la volonté de trouver une solution amiable de votre part (arrêt du 26 avril 2018).

Relevez exhaustivement les éléments devant obligatoirement figurer dans votre mémoire avant de le rédiger !

L’exercice n’est pas simple mais demande un investissement et une rigueur sans faille !

Selon l’article 50.1.1 du CCAG Travaux par exemple, les 4 conditions cumulatives à la viabilité d’un mémoire sont les suivantes :

  1. 1) L’énoncé du différend : le rappel des faits à l’origine de votre contestation,
  2. 2) Les chefs de contestation : les différents postes concernés (quantités réalisées et non rémunérées, préjudices liés à la mauvaise réalisation des études et aux défaillances dans l’exécution du chantier, notamment ceux liés lié à la prolongation des délais contractuels…), en listant (ou en renvoyant en annexe) toutes pièces justifiant le bien-fondé de votre réclamation (ordres de services, vos réserves, avenants, constats, comptes rendus de chantier…),
  3. 3) Le montant des sommes demandées : à décliner selon les postes identifiés ci-dessus, en ajoutant une estimation des éventuels intérêts moratoires et le Montant total de l’indemnisation,
  4. 4) Les bases de calcul : la référence aux prix initiaux du marché en indiquant leur référence, leur numéro (dans les documents financiers) et le libellé de votre demande, ainsi que les index de révision associés – en fonction des périodes concernées.

L’abondance de la Jurisprudence sur l’incomplétude de mémoires est éloquente …

Elle témoigne d’un trop grand emportement des entreprises qui s’estimant lésées et offensées, « agissent à la hâte » dans la manifestation de leur mécontentement.

Nous vous en donnons ci-dessous quelques exemples, non pour vous alarmer… mais afin de vous sensibiliser sur le sujet :

  • Un document ne faisant état d’aucun motif de réclamation ni de rappel de la nature du différend, et se limitant à reproduire le devis que vous avez initialement fourni ne constitue pas un mémoire en bonne et due forme (arrêt du 15 février 2012).
  • Même solution s’agissant d’un mémoire se limitant à la réfutation des moyens présentés, sans faire valoir d’éléments de contestation motivée du décompte incluant notamment la base de calcul de créances dont se prévaut son auteur (arrêt du 3 octobre 2012).

De nombreux autres exemples existent quant au défaut d’exposé des motifs du différend et/ou de l’indication du montant des sommes réclamées : arrêts du 28 décembre 2001, du 26 mars 2003, du 31 mai 2010

L’un d’entre eux est particulièrement éloquent, rendu par le conseil d’État le 17 mars 2010.

Une société était titulaire d’un marché à bons de commandes avec minimum et maximum, notifié le 27 mai 2009, concernant la fourniture de serveurs, stockage et prestations informatiques associées.

Initialement d’une durée d’une année, le contrat a été reconduit pour deux ans, soit jusqu’au 26 mai 2012, laissant donc présager que l’acheteur était satisfait des prestations réalisées et que le climat entre les parties était au calme.

Cependant pendant l’exécution de ce contrat, soit en octobre 2011, l’acheteur a lancé une nouvelle consultation portant sur des prestations similaires – (avec quelques arrangements dans l’intitulé : « fourniture d’équipements de stockage informatique et prestations informatiques associées »).

Ayant fait acte de candidature mais finalement évincée de cette seconde consultation, la société n’a plus reçu aucune commande, alors que le minimum de son marché initial n’était pas atteint. Elle a donc adressé un courrier à l’acheteur le 18 janvier 2012, arguant de la similitude des deux marchés et menaçant d’un recours juridictionnel.

En toute rigueur et sur le fond, nous devrions reconnaître qu’elle était dans son bon droit.

Néanmoins le conseil d’État va la débouter, pour vice de forme. En effet dans son élan, l’entreprise a omis de respecter le formalisme du CCAG-FCS pour émettre sa réclamation, à savoir : identifier le point litigieux, présenter précisément les chefs de la contestation, indiquer les sommes demandées, leurs bases de calcul et les motifs de ces demandes.

Ainsi, ne constituent pas un mémoire :

  • une simple facture intitulée « Rénovation extérieure de l’église – Lot n° 2 Charpente Couverture – Mémoire de travaux »,
  • ni un simple courrier comportant le chiffrage de coûts supplémentaires, ni d’un mémoire non assorti de justifications suffisantes,
  • ni une simple demande un supplément d’honoraires.

Une décision apparemment injuste, mais justifiée juridiquement… qui doit vous rappeler de bien prendre connaissance des pièces, notamment générales, applicables à vos contrats – et d’y relever les éventuels ajustements apportés par l’acheteur dans les pièces particulières (principalement le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières).

 

[Partie 2 : les conditions de « forme »]

 

Nous avons dernièrement consacré un article aux conditions de « fond » que doivent « impérativement » respecter les mémoires en réclamation.

Mais un document dont le contenu respecterait bien ces conditions « de fond » pourrait aussi être invalidé s’il ne satisfait pas également aux « exigences de forme » de transmission. Exigences juridiques – même déconcertantes – obligent …

Faisons le point !

Identifiez et respectez bien les délais contractuels pour la transmission de votre mémoire !

Le CCAG Travaux prévoit deux types de délais : ceux vous concernant pour la transmission de votre mémoire d’une part mais aussi, ceux concernant l’acheteur pour vous répondre d’autre part : un contrat comportent toujours des impératifs pour les différentes parties !

1) De votre côté :

L’article 50.1.1 du CCAG Travaux prévoit :

  • Tout d’abord, que vous disposez de deux mois pour adresser votre mémoire en réclamation à compter de la date du fait générateur vous étant opposé par l’acheteur

Attention : vérifiez bien que les pièces contractuelles particulières ne prévoient pas un autre délai, qui se substituerait alors à celui du CCAG.

  • Ensuite, au cas de rejet de votre demande par l’acheteur, vous disposeriez alors également de deux mois à compter de de la date de signification du rejet – sauf si ici aussi, le contrat en prévoit un autre délai (le CCAG travaux fixant par ailleurs le délai de saisine d’un juge à six mois dans le cadre de la contestation du Décompte Général).

Remarque importante : vous ne pouvez / devez pas saisir le juge de vos revendications sans avoir préalablement établi et adressé dans les formes votre mémoire de réclamation à l’acheteur (avec copie au maître d’œuvre – voir seconde partie de l’article).

2) Du côté de l’acheteur :

Lui aussi est lié à des délais !

L’article 50.1.1 du CCAG prévoit que le délai de réponse à compter de l’envoi de votre mémoire dépend de la date du lancement de la consultation en question :

  • Pour les marchés pour lesquels une consultation a été engagée ou un Avis publié à compter du 1er avril 2014, l’article 50.1.2 du CCAG prévoit que « après avis du maître d’œuvre, le représentant du pouvoir adjudicateur notifie au titulaire sa décision motivée dans un délai de trente jours à compter de la date de réception du mémoire en réclamation. »
  • Les consultations lancées avant cette date demeurent soumises au CCAG dans sa version originale de 2009, à savoir : « après avis du maître d’œuvre, le représentant du pouvoir adjudicateur notifie au titulaire sa décision motivée dans un délai de quarante-cinq jours à compter de la date de réception du mémoire en réclamation. »

Par ailleurs, notez bien ceci : dans le cadre d’un conflit relatif au décompte général et quelle que soit la date du lancement de la consultation (donc la version du CCAG Travaux applicable au marché en cause) :

  • L’article 50.1.3 précise que « l’absence de notification d’une décision dans ce délai équivaut à un rejet de la demande du titulaire ».
  • À compter de la date à laquelle l’acheteur vous a signifié le rejet des arguments contenus dans votre mémoire – ou comme il dit ci-dessus, l’expiration des 45 jours s’il ne s’est pas manifesté, vous disposez d’un délai de six mois pour introduire un recours devant le Tribunal administratif.

Identifiez bien le bon destinataire pour l’envoi de votre mémoire

Vous pourriez être tenté d’adresser vos réclamations à l’interlocuteur qui vous semble le plus apte à y répondre (l’acheteur lui-même, le maître d’œuvre ou tout autre intervenant avec lequel le différend est apparu).

Cependant, tous comme pour les délais, vous avez l’obligation d’adresser votre réclamation à l’intervenant spécifié dans le CCAG (ou dans les documents contractuels dont les dispositions prévalent sur la CCAG).

Par défaut, l’article 50.1.1 du CCAG Travaux prévoit que vous devez :

  • 1) Transmettre votre mémoire à l’acheteur
  • 2) Et parallèlement, en adresser copie au maître d’œuvre

Aussi abruptes que puissent paraître ces dispositions, leur non-respect formel vous mettrait en porte-à-faux juridiquement et serait susceptible d’invalider votre demande – même rédigée dans les formes et justifiée sur le fond.

Et ce dispositif peut être encore plus : quand bien même vous auriez adressé votre mémoire dans les formes ci-dessus, il vous aussi pouvoir en apporter la preuve !

Un exemple concret :

Dans son mémoire en réclamation, une entreprise a correctement exposé les motifs de son différend, indiqué les montants de ses réclamations et fourni les justifications nécessaires correspondant à ces montants. Elle a transmis son mémoire au représentant de l’acheteur avec en copie le maître d’œuvre, mais n’a pu en apporter la preuve formelle.

Or le juge a estimé que le seul fait de l’absence de preuve de remise au maître d’œuvre du mémoire, alors même qu’il avait été transmis en même temps au MOA, rend inopposable de document : « si la société fait valoir qu’elle aurait adressé le 12 octobre 1998 au maître d’œuvre par lettre recommandée avec accusé de réception un mémoire en contestation, elle n’a produit à l’appui de cette affirmation qu’un certificat de dépôt de la lettre recommandée auprès des services postaux dépourvu de toute date et de tout cachet de ces services » (arrêt du 8 avril 2009 Société DV Construction).

Une position qui paraît rendue en-dehors de tout bon sens … Néanmoins, il faut faire vôtres les procédures pour voir mener à bout vos revendications, malgré la gymnastique intellectuelle et le temps nécessaires pour « rester dans les clous. »

 

 

Article rédigé par : Mathieu BLOSSIER Freancemarches.com

 

Source : FRANCEMARCHES.COM

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