Foire aux Questions

Marches Publics - Marches publics de travaux : quelles sont les caracteristiques d'une reunion de chantier ?

La réunion de chantier est le rendez-vous régulier indispensable au bon déroulement de l'opération. Pour avoir le maximum d'efficacité, elle doit suivre une procédure rigoureuse.

La réunion de chantier, fixée à fréquence régulière, constitue une pratique traditionnelle de la profession du BTP.
Ces rendez-vous permettent de traiter tous les problèmes qui nécessitent la coopération des différents participants à la construction de l'ouvrage, et de procéder à toutes les opérations d'ordre général qui doivent présenter un caractère contradictoire (constat des travaux effectués ou des conditions de leur exécution, qualité des travaux...).

Le rythme hebdomadaire est souvent retenu pour les réunions de chantier. Il convient également d'associer à ces réunions le coordonnateur sécurité-santé, selon le rythme de participation prévu à son contrat, et de lui libérer un temps d'expression sur les problèmes de sécurité.

Avant la réunion

Il est souhaitable que le maître d'œuvre effectue une visite de chantier afin de :
- visualiser l'avancement des prestations,
- noter les travaux défectueux ou non conformes aux plans et descriptifs,
- déceler les difficultés qui risquent de surgir les jours suivants.

Il sera mieux à même de conduire sa réunion de chantier.

Ordre du jour type

- pointage des présents, absents et excusés,

- examen du dernier procès verbal de réunion :
. approbation,
. rappel des décisions,
. observations sur le contenu.

- contrôle de l'avancement des travaux sur le calendrier :
. état d'avancement,
. tableau d'effectifs,
. approvisionnements,
. causes de retard,
. responsabilités,
. mesures correctives.

- mise à jour des calendriers

- problèmes techniques :
. informations sur décisions prises,
. problèmes à résoudre,
. rappel des liaisons extérieures (préfecture, mairie, EDF, GDF, service des eaux...)

- pointage des documents nécessaires à l'exécution des travaux :
. remise des plans par le maître d'œuvre,
. remise des plans par l'entrepreneur,
. demande de plans, de détails, de choix au maître d'œuvre,
. demande de plans, d'échantillons aux entrepreneurs,

- ordres de service, avenants et travaux supplémentaires :
. demandes
. préparation

- acomptes et situations de travaux : examen des demandes financières des entreprises ;

- entreprises et personnes extérieures à convoquer :
. pour réunion d'étude,
. au prochain rendez-vous de chantier

- questions à inscrire à l'ordre du jour :
. pour réunion d'étude,
. au prochain rendez-vous de chantier

- Libération des personnes non indispensables pour la suite du rendez-vous.

- visite du chantier : 
. problèmes techniques,
. avancement des travaux,
. effectifs, approvisionnement,
. qualité des prestations exécutées,
. qualité des matériaux approvisionnés et mis en œuvre et du matériel,
. sécurité du chantier,
. propreté du chantier,
. hygiène des installations du personnel.

- Rédaction du procès-verbal : il constitue un outil de communication fondamental lors du déroulement des travaux. En cas de contentieux, il constitue toujours une pièce importante du dossier d'expertise, d'où l'intérêt d'une rédaction claire et précise.

FOCUS

Le CCAG travaux fait état de la notion de "rendez-vous de chantier", il omet totalement de mentionner les réunions de chantier et plus spécifiquement les comptes rendus de réunions de chantier.
Pourtant les réunions de chantier rythment la vie de l'opération. De même, les comptes rendus permettent d'établir la traçabilité du chantier et donc de constituer des éléments de fait pour résoudre, par exemple, des litiges entre les parties. Même si l'ordre de service doit être l'instrument privilégié pour émettre des prescriptions pour le maître d'oeuvre, la réunion de chantier peut également être l'occasion de donner des indications à l'entreprise. Rien ne semble d'ailleurs s'opposer à une telle pratique. Il convient toutefois d'assurer le fondement des prescriptions données en conférant aux comptes rendus de chantier une valeur contractuelle.